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W航运公司信息系统
(一) 某航运公司(以下简称W公司)的业务简介
1.业务内容
W航运公司的业务是集装箱运输,经营进出口业务,以出口为主,从广州的几个港口运送出去.先是在广州的几个港口将集装箱装运上驳船,然后开往香港,在香港卸下后,再将集装箱装上大船(俗称母船),最后驶向所要到达的目的港.进口的业务也是一样的,只不过程序正好与出口相反.在这一物流过程中,W公司一般代客户完成安排货物拖车(即从工厂等起运地将货物拉到起始港),报关(向海关申报)等一系列业务操作,直至开船.一旦开船的航次,日期确定后,应收客户的海运费(从起始港到目的港的全程运费),拖车费,报关费等都会确定下来,客户要将上述费用先付清后,才能拿到提货单.
(二)W公司的组织结构及职能描述
1.组织结构与职能
W公 司有以下几个部门:①文件部 ②营业部 ③货柜控制部 ④码头操作组 ⑤会计部 ⑥人事部.职能分别是:
①文件部---负责输入走船资料,包括客户名称,联系电话,货物描述,柜型,港口,应收费用等基础资料,并于开船后,将这些资料转入香港的电脑主机.当客户结清各种费用后,文件部就打印提货单给客户,如客户不需提货单,而采取电放的方式提货,文件部就通过电脑拨号传真,通知目的港放货.
②营业部—其主要职能是销售和客户跟踪服务.销售人员负责向客户介绍公司的营业内容,如航线,船期等,和介绍公司服务内容,尽量争取客户走本公司的航线.当取得客户下达的委托书后,营业助理人员就会根据客户委托书编制业务编号,其后的客户服务都会由营业助理去完成,例如取得柜号,安排拖车,上船等.客户有什么特殊要求都可以直接通知营业助理,例如如何开发票的资料等.如果产生额外费用等事项,营业助理负责通知客户.营业助理起到一个协调的作用.
③货柜控制部—营业助理接到客户通知准备装货后,就会凭客户委托书向货柜控制部拿柜,货柜部的人员就会填制放柜纸通知码头港口放柜,并通过码头操作组操作柜的移动,最后经货柜控制部配船,安排船的舱位给客户.货柜部操作的同时,会将柜的动态输入电脑,营业人员可以查询自己所跟踪的货柜动态.码头操作时,如报关等,也会将一些操作时的额外费用反馈给营业助理.
④码头操作组—主要是根据货柜部发出的操作指令,去港口执行其具体的业务操作,(即在码头填港口操作单并签名确认).
⑤会计部—主要是核算客户的应收费用,以及应付给港口的操作费用,然后是公司的一些日常管理费用等.其中应收应付费用都是根据营业部的业务编号来进行明细核算.当客户结清费用后,会计部就会通知文件部已收讫,并开发票给客户.
W公司的组织结构是一种直线式结构,其营运作业以纵向管理层次分割,下面是W公司的业务流程图.
2.W公司的业务流程图
②营业部 ③货柜控制部 ④码头操作组 ①文件部 ⑤会计部
出口需求
3.W公司的电脑系统概述
⑴ W公司的电脑系统设置的环境是:每人一台586微机,NOVELL局域网,两台大型惠浦主机,其中一台负责本地网络,另一台负责外部网络,通过卫星网络连接香港和台湾的主机.
⑵ 各部门的系统运用概况:
部门
入口
系统名称
程序语言
界面
功能
A
文件部
人工输入
NDOC
COBOL
DOS
管理走船资料,电放
B
营业部
人工输入
BOOKING
ORACLE
WIN
管理客户委托书
C
货柜部
人工输入
NEQC;NDET
COBOL
DOS
管理货柜动态
核算货柜堆存期
D
会计部
自动转入
NLAR
COBOL
DOS
核算应收应付
E
自动转入
浪诚帐务
ORACLE
WIN
应收应付
F
人工输入
浪诚帐务
日常管理帐
G
人工输入
H
人事部
人工输入
人事工资资产
ORACLE
WIN
管理人事资料,核算工资
管理资产
⑶ 卫星连接的外部网络使用的系统:
系统名称
程序语言
界面
功能
备注
A
ENQ
COBOL
DOS
查询货柜外部使用动态
向台湾主机申请批核运价,免堆期
B
HKFIN
COBOL
DOS
与香港有关的费用的帐务处理系统
如装卸费
D
CEFIN
COBOL
DOS
与台北有关的费用的帐务处理系统
如吉柜调动费用
各系统的使用在公司的营运管理中起到了提高公司的工作效率和提高公司的服务质量的作用,这些系统的共同优势是实用性高,使用方便,下面便是对各系统的利弊的详细分析.
三,W公司的会计与管理信息系统的优点
按公司的业务流程的顺序介绍:
1.营业部的BOOKINH SYSTEM
它的优点是:先进的数据库语言设计,画面清晰友好,营业助理输入客户的资料,以业务编号作索引.数据库字段有:客户名称,起始港,柜型和柜数,费用明细,收费方式等,它方便营业部做资料统计,分析公司的货载情况,出口业绩,找出不足,争取更多的客户.
2.货柜部的NEQC系统和NDET系统
优点是:集中反映了广州地区所有的货柜动态,以柜号为索引,日期为辅,可查询货柜一段时期的状态,如重柜的使用是哪一业务编号;货柜的每一次使用,调度,都有专人及时输入.这一系统运用大大提高了货柜的使用效率,降低了空置率,从而减少了货柜的空置成本,并及时计算使用重柜的堆存费,使货柜得到了有效的控制.
3.文件部的NDOC系统
反映了走船资料,是会计核算系统的初期资料库.它与会计系统的公共字段有;客户的业务编号,客户名称,客户代码,运费(开船后的海运费),航次等.开船后,文件部会列印航次清单,并连委托书一起交予会计部,作为核算的依据.有了这些基本资料,减少了会计部重复输入相同数据的次数.
4.会计部的NLAR系统
它的数据是从NDOC系统转入,如前所述,有一些公共字段是不用再重复输入的,但是由于NDOC的栏位限制,本地运费(即未上船前的陆运费)在NDOC只输入总数,会计部再根据委托书的内容拆分,输入到NLAR系统中的陆运费的各明细栏位.NLAR的优势在于随时反映每一业务编号(以三个月为限)的应收已收情况.由于它紧跟NDOC系统,它可及时更新数据,会计部收款的操作也在NLAR中进行,所以系统更新数据的及时性很强,加强了对应收帐款的回收控制,提高应收帐款的周转速度.
5.人事系统
人事系统的特色在于它取消了人工打卡,人手计算工资.员工在自己的电脑中的打卡系统中每天输入姓名和密码后,系统就会自动记录上下班时间;员工请假等也会在此系统申请;月终系统自动计算员工薪金.此系统的使用可使烦琐的人事考勤管理变得简单,部分实现了办公室的无纸化,减少资源的耗费.
6.综合上述5个部门的系统优点,W公司在电算化的信息管理过程中的特点是:
⑴ 各部门的业务操作基本实现电脑化,现代化程度高.
⑵ 作为一个管理和会计信息系统,各部门的某些系统部分实现了数据共享,信息共享,形成了初步的规模.
⑶ 由于卫星网络的发展,公司可以通过登陆总公司的主机来查询货柜的境内境外的全部动态,实现了电脑化货柜的全程跟踪的基本营运目标.用卫星网络来传递信息,缩短了公司的业务处理周期,也充分利用了高科技手段来管理业务.
四,W公司的会计与管理信息系统的缺点
W公司虽然有许多电脑系统,但从总体来看,系统之间的整合性还远远不够,我认为主要是最初系统的设计目标是以总公司的需求去设计的,而不能完全符合分公司的业务管理需要.其实分公司的需求也是应该在系统中充分予以考虑的,因为总分公司实际上是一体的,分公司的工作效率提高也会同时促进总公司的发展.现具体分析系统在运用中的缺陷,按公司的业务流程的顺序介绍:
1.营业部系统的功能过于简单,使用范围狭窄,只能给营业助理提供打印委托书和业务统计的功能.作为公司的核心部门,营业的数据是最重要的,因为业务过程中客户随时都有更改数据的可能,如更改运费,增加一些额外费用等,这种更改现时只是出一书面通知,称CORRECTION MEMO,简称C/M,分别给文件部和会计部.传递的过程中发生丢失的话,各部门之间会互相推诿,也会给客户带来一定的影响;而且营业助理在自己的系统输入一此资料后,到了文件部又输入一次,而文件部时有输错费用,由此影响会计的应收帐款.可营业部那里的费用是正确的,造成了两个部门应收费用的不一致,直到客户交钱时,才会知道错误,影响了公司的形象.
2.货柜部的NEQC和NDET系统由于使用的时间是最长的,各方面的使用都是较完善的.缺点是货柜的时间计算上和港口计算的有一点差异,如开船的时间和港口实际开船的时间不时会不一致,进口的滞箱计算时间也时有差异而使费用有差异;另外是此系统是COBOL语言设计,比较落后,提供的货柜动态,堆存的报表比较繁琐,不能让营业人员一目了然地去看报表,只好依赖会计人员核对后提供的结果,造成不能及时解决问题.
3.文件部的NDOC和会计的NLAR 和NEQC都是COBOL语言设计,所以都有系统落后,报表不清晰的毛病,还有一点是它们只能接受英文字符,所以不能提供中文的服务,在中国这个环境中是很不适合的.比如NLAR负责应收已收的功能,一般转入应收后,应该打印出每一票的应收通知交由出纳备存或交有客户收执,但由于没有中文,客户是不会要的.又由于打印时间较长,打印一批航次需时2小时,浪费人力和时间又收效不大.
4.虽然NLAR 数据转入浪诚可节省重复输入的时间,但由于程序设计的缺陷,导致每一条应收记录都会生成一张凭证.因为每月走船的业务编号可达1000多票,则应收应付的数据都会有上千条,因而凭证会有2000多张,造成凭证打印时间很长,不费人力,却耗费打印机,打印机的报废速度加快.
针对W公司信息系统的实际问题,请分析:
1.组织,管理和技术对W公司信息系统的优缺点各有什么贡献和责任
2.你对该公司信息系统有哪些总的改进建议 简要分析其可行性.
3.会计人员在公司的信息系统开发,应用中可在那些方面发挥作用 该公司的财务会计系统还可改善或增加那些功能
B
港口
A
3客户委托书
客户
码头操作指令
自动转NLAR
1客户委托书
编制客户委托书
2客户委托书
拆分费用明细
调动柜,配船
执行操作指令
入收付款数据
入NDOC
入BOOKING
入NEQC
装卸货柜上下船
转入浪诚
1委托书
4
3客户委托书
3
2
1客户委托书
凭证及明细帐
存档
出口/进口
转入香港;
列印航次清单
2委托书
2
航次清单
1客户委托书
A
2委托书
存档
航次清单
存档
4
应收通知 发票
3委托书
客户
B
港口费用
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