IMO集团---国际认证组织的范例

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内容摘要：

IMO集团---国际认证组织的范例
为了更好地为客户服务,许多在国际上开展有机认证活动的认证机构在各个地方都设立了办事机构.这些机构是如何进行组织的呢 IMO作为一家总部设在瑞士的认证机构,将在本文中详细说明其工作组织方法.
IMO于1990年在瑞士成立,是一家开展国际检查和认证的机构,其所有权属于一家瑞士的非盈利基金会---生态基金会(Bio-Foundation) .该基金会的宗旨是支持有机农业的发展和消费者教育事业.
自成立之初,IMO就已在世界范围内开展活动,并且始终坚持与项目所在国人民或有项目发展潜力的国家的人民开展合作的指导原则.正是基于这一指导方针,IMO通过与当地的个人或组织机构一道成立合资机构的途径,设立了新的办事机构,并且为当地那些寻求建立自己独立机构和寻求获得认可的新成立的认证机构提供支持.就这样,建立一种能让 遍布世界的所有IMO办事机构,检查员和代表处都能相互合作,相互交流的有组织机构的思想逐渐地形成了.这一网络就是现在所说的IMO集团,其活动则是由IMO瑞士总部负责协调.
IMO集团
在IMO集团中有三类不同的成员.有些成员已获得单独授权,他们可以独立于IMO总部之外,在自己获得的授权范围内,提供全程的认证服务.而有些成员则负责检查,他们在自己所在国家组织检查工作,并且在潜在客户询问IMO服务情况时,向他们提供相关信息.
在有些国家, IMO只有代表,他们都是专业人员,利用自己的业余时间像自由撰稿人那样为IMO工作.他们不仅进行检查,而且也提供其他服务.
以上三类都被视为是IMO集团的成员.每个办事机构的组织方式,及其与总部和其他IMO办事机构的关系取决于其所在国家的情况,工作人员能力以及与集团其他成员最初建立的关系.
当操作项目申请IMO服务,而IMO在该国又没有设立办事机构或代表时,那么通常会从最近的IMO办事机构派出检查员或专家,同时,也会考虑将该检查与在该地区同时进行的其他任务结合起来进行.
IMO集团成员一览表 (2004年4月)
已获授权或正在寻求获得授权的办事机构
负责检查的办事机构
设立IMO代表的国家
IMO-瑞士
波斯尼亚
厄瓜多尔
IMO-玻利维亚
智利
加纳
IMO-巴西
中国
伊朗
IMO-德国
克罗地亚
约旦
IMO-印度
多米尼加共和国
墨西哥
南非
巴拉圭
西班牙
秘鲁
土耳其
波兰
坦桑尼亚
罗马尼亚
乌干达
俄罗斯
越南
斯里兰卡
乌克兰
委内瑞拉
认证过程是如何组织的呢
负责检查的办事机构和代表能够开展检查活动,但不能提供认证服务.在通常情况下,认证是由IMO瑞士总部来完成或由另一个负责该检查所在地区认证工作的获得授权的IMO办事机构来完成.例如,IMO拉丁美洲办事处(IMO-LA) 设在玻利维亚,而业务范围则遍布拉丁美洲地区,对诸如墨西哥,秘鲁,巴拉圭等国家的检查项目进行认证.无论由哪个机构检查,检查报告都是由得到授权的机构来审查, 并且认证建议和认证决议也是统一的.
为确保各获得授权办事机构所作决议的一致性,集团还制订了相关的政策和标准,并由内部审查程序来监督.
内部协调
IMO集团每年在瑞士组织召开一次年会.同时,彼此距离较近的成员也会更频繁地接触,共同组织活动,如: 举办培训会或参加展览.
集团的责任就是要确保"IMO" 的品牌能得到恰当的使用,保证达到ISO65的要求.集团的所有信息和宣传工具都是共享的, 例如: 网站和IMO集团质量手册都是共同使用,它们的维护和更新也都是由集团所有成员共同出力完成的.
IMO作为一个集团,为有机和其他生态标签提供广泛的检查和认证服务, 不过,并不是集团所有成员都可以提供完整的服务.集团会根据需要,提供办事机构不能单独提供的服务,或为工作人员组织培训会,以便他们在今后能提供这种服务.IMO集团所使用的一个重要工具就是内部审计,并且由外部质量管理人员进行监督.审计的作用是保证集团内的标准,程序和技能的一致性,为准备授权审计创造条件.
内部培训
除各地方办事机构组织培训外,IMO集团为实施新的认证和检查计划也会共同组织培训课,或进行人员交往, 以便巩固和更新他们的技能.所有IMO工作人员(包括在办公室工作的人员) 每年都要接受一些实际检查培训.这些培训往往都是在其他办公室进行的,而不是在自己所工作的办公室.在IMO集团质量管理体系中,已制定了关于集团培训的规定.
集团管理
每一个获得授权的办事机构都有自己的法律结构, 但是,他们都受到非盈利实体---生态基金会的合同约束.该基金会能从法律上保证集团内部的协调一致.
集团决议通常在年度会议上做出,但是, 其他管理委员会也会对一年中的工作加以协调,并处理下列一些更为具体的问题:
IMO集团质量管理委员会(QAC): 本集团的成员是由各检查认证机构的总经理,IMO集团质量管理人员和IMO集团董事会人员构成的.其任务是制定,管理和评估本集团的质量保证体系.IMO集团会在每年的年会上选出集团委员会执委会,该执委会由三人组成,他们全都是质量管理委员会的成员.
IMO董事会: 由来自有机行业的代表(包括生产者,消费者和其它有利害关系的人员)组成,每一地区至少要有2名代表.每年召开一次会议.
虽然各办事机构做出的所有重大决定和制定的所有计划必须通报IMO集团,但是他们也在很大程度上享有独立性.这一理念所有达到的目的就是为了把集团作为一种发展的机会, 而不是要限制他们自我创造性的发挥,也不是要限制他们作必要的本土化调整.这种独立性同时还体现在费用的制定上.
收费结构由IMO集团拟订,而实际收费则由各地办事机构根据本国国民经济发展状况和自己提供的服务来确定.对于那些不依靠总部而能独立提供认证服务的办事机构,他们可以采用最适合自己的方式调整其总服务费.
发展机遇
个人或组织如果加入了IMO集团,那么他们不仅可以继续发展和推进自己所从事的有机农业事业,而且也可以增加建立良好的国内和国际联系的机会,如: IMO是国际有机农业运动联合会(IFOAM)的会员,这种会员资格可以使所有IMO集团的成员从中受益.
集团支持各地办事机构建立或改进自己的组织结构,从而具备独立提供认证服务,制定自己标准和争取获得授权的能力.到目前为止,已得到IMO支持的当地机构有ECOA(埃及) ,Certimex (墨西哥) 和Balkan Biozert (保加利亚) . 这些受资助的项目通常都得到了一些国际发展基金项目的支持.
独立的服务
IMO为了维护自己的独立性和中性原则,通常不参与标准的制定过程,不筹划自己的标签方案.这样做的主要目的就是要与现有的各认证项目保持密切的合作,通过提供符合这些项目制定的标准和法规的可靠质量保证来支持这些项目的工作.合作的内容可以是检查和报告(比如Naturland,Demeter和Bio Suisse认证) ,也可以是对所有申请认证的操作者和产品进行全程认证(比如国际天然纺织品协会(IVN) 认证) .
IMO集团组织结构的优势和劣势
在最近一次的IMO集团年会上,与会的代表被问及,他们认为IMO集团结构存在哪些主要的优势和劣势,现就他们的回答作如下总结:
优势
整个集团可以在相当大程序上分享认证服务方面的经验,允许各个成员提供广泛的,自己感兴趣的认证和检查服务.尤其是对于新加入的成员,他们可以从集体的智慧中受益.
可供成员选择的资源多种多样,包括: 用于检查,评估和认证的IMO质量手册(一种完善而实用的工具),内部质量保证体系和标准控制程序.
IMO总部的工作人员经验丰富,能带头为整个集团提供支持.
大家工作在一个有利于产生,分享创新性的思想和服务的环境之中.
可以直接进入广阔的世界网络,包括政府部门,企业,持有私有标签的有机组织以及IMO认证的其它操作者.
使集团中经验丰富的成员在发挥自己所掌握的丰富的当地语言,当地文化和当地耕作制度的同时,也可以在世界范围内提供自己的服务.
IMO得到国际上的认可,实质上对使所有的成员都受益.
在集团内大家共同利用IMO所获得的授权; 有统一的合作和市场服务策略.
劣势
IMO集团的松散性有时就意味着决策的组织结构不够明晰.
集团的非盈利身份和低预算方针很难筹措到大量的长期投资资金.某个成员感觉集团内部的决策不当而反对冒风险,同时也会阻碍重大投资.
知识的传播和集团内的官僚作风消耗了大量的财力和时间.
集团内部发展需要投入的成本很高.
处理个体询问的速度很慢.
集团式组织结构还意味着很难使地方办事机构发展得很强大,因而,与集中度更高且冲劲十足的企业模式相比,这些地方机构规模还很小,缺乏竞争力.
当成员们被问及他们为什么加入IMO集团时,来自智利的Neisskenwirth先生作了具有代表性的总结性回答: 他是在一次很巧合的情况下(对他来说) , 与一个IMO集团的成员交谈后才加入IMO的,换句话来说,他当初的决定有点偶然.不过,在成为IMO集团成员多年,并且已创建出一个提供检查服务的稳定的机构之后,现在他对尝试其他选择已没有了兴趣.他觉得成为一名IMO集团成员所获得的多方面优势可以补偿与这种结构相伴而生的不可避免的劣势.
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