关于对广播电视大学办公自动化系统应用的探讨

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内容摘要：

关于对广播电视大学办公自动化系统应用的探讨
郭致慧 ,尉治文
(甘肃广播电视大学 甘肃 兰州 730030)
[摘要] 国家现代远程教育工程的实施和电大系统开放教育的深入发展,给电大的教学和教学管理工作提出了新的要求,提高办公自动化水平更是广播电视大学进行远程教育和现代化管理的内在要求.中央电大及全国电大系统,正在加紧实施包括以办公自动化为基础和重要内容的"数字化校园"建设,以实现电大远程开放教育的现代化.本文就甘肃电大办公自动化系统建设应用,介绍了甘肃电大办公自动化系统建设的做法和体会,并探讨了实践过程中的几个突出问题.
[关键词] 办公自动化系统(OAS) 建设 应用
一,对电大信息化历史发展进程的回顾
广播电视大学在20多年的发展历程中,始终把最先进的技术手段应用于电大的教学和教学管理过程中,在近几年的开放教 育中尤为明显.在电大成立之初,中央电大就制订了加速发展电视,广播等现代化教育手段的措施,多快好省发展教育事业.如今,录音,录像,电视频道,网络,卫星IP传送等现代化手段已在电大全面应用.
随着计算机数字和网络的发展,利用信息化手段发展电大教育已是必然趋势.计算机信息化如一场巨大的浪潮,已波及和渗透到电大教育的方方面面.包括教学资源建设管理,教务管理,教学服务支持,教学课件制作和授课,办公自动化的公文管理,档案管理,信息管理等都离不开计算机数字网络的信息化.目前电大系统以形成了较好的计算机网络设备环境,网络通信环境和网络应用环境,而基于此的各大软件系统已在和正在应用实施.电大信息化正在以前所未有的姿态和势能向前迈进.
二,对电大办公自动化系统特点的认识
现代化离不开信息化,信息化是覆盖现代化建设全局的战略举措.以信息化带动电大现代化,发挥后发优势,实现社会生产力的跨越式发展,实现电大的跨越式发展.正如电大以前对以卫星电视,广播等的认识一样,如今基于计算机数字网络信息化的认识同样也应该完全清醒.而信息化已和传统电视广播等设备工具应用的概念完全不同,作为信息化工程,完全不是那么简单的一回事.正如开放电子公务OPEN OA 竭力所呼的"建设,软件,实施(服务),市场,文化"等五方面工程体系一样,它具有非同一般的工程实施规律和内涵[1].
电大信息化软件系统目前的主要内容可理解为"1+3+X",包括"1个办公信息平台,3个教务教学信息平台:教学资源建设管理系统,教务管理软件系统,远程教学服务平台,两大资源库:数字图书馆,考试组卷系统,还有网上考试系统,远程接待处理等".办公平台是电大办公自动化系统中的基础设施软件平台,同时它一直也是组织信息化的重点和难点.办公自动化应用包括针对于收文,发文,签报的公文无纸化流转,文档一体化,档案管理及电子档案查阅管理,包括公告通知,论坛研究,网上硬盘等公共信息管理,电子邮件系统,以及日常办公,领导办公,业务办公,会议办公等.
办公自动化的实施建设给我们带来的效益将是十分明显和直接的,不仅可以充分利用硬件资源,增强软件应用和信息服务,而且在以下方面产生积极影响和显著效益:一是普及计算机应用知识,提高信息化水平.二是节约人力,物力和时间.包括节约纸张;节约手工文件整理,统计,查找等劳动力;节约文件传阅审批及公告发布的时间等.三是提高办事效率和管理水平,促进政务公开和廉政建设,增强办事的透明度和公正性.四是增强组织协作工作能力.电大系统通过统一的办公自动化平台,集成公文,档案,公告,论坛,邮件等,可大大拓展成员协同和交流空间.五是便于支持领导决策,方便提取各类综合信息.六是增强电大系统整体综合实力,扩大现代远程开放教育的影响.七是其它方面的影响和效益等.
三,电大办公自动化系统实施建设
1,领导重视,统一思想是实施办公自动化的前提.办公自动化是一项领导工程,全员工程,也是一项庞大的系统工程,它需要领导下大决心,集中力量组织实施.办公自动化的实施实际上就是对工作,管理方式的改革,它对于各部门和各人员的分工必然发生改变,或者说是一场革命,这需要领导关注,重视和支持这项工作,因为,各级领导既是办公自动化工作的组织者和领导者,也是具体的运用和操作者.办公自动化不是简单说说就应用起来的,单凭办公室,技术中心或业务部门的行动,是不能很好组织实施的.为加强对办公自动化工作的组织领导,我校首先成立了办公自动化工作领导小组,由校领导牵头常抓这项工作.通过人人重视,统一实施,在相对集中的人力,时间中发挥最大的效率,推动我校办公自动化建设不断前进.
2,建立完善的激励机制是实施办公自动化的动力.办公自动化系统的实施是对计算机网络进行全面的应用,将需要人人普及和提高计算机的基本应用水平,这些会给实施培训及维护部门带来更多的工作量,同时它还有可能对某些观念相对保守人员和计算机应用相对较差的人员造成某些不适应,这些问题的解决会涉及到更深层次的问题.于是优化实施办公自动化的内部激励机制,真正从体制上发挥部门和人员实施办公自动化的积极性显得尤为重要.
3,创造环境,具备必要的硬件设施是实施办公自动化的基础.要实现真正意义上的办公自动化,除应具备完整的能接入Internet,具有对外IP的OA系统服务器和互联网域的校园网环境外,还应有打印机,扫描仪,数码相机,手写笔等硬件设备.
4,以人为本,配备专门的网络维护人员是实施办公自动化的保障.对于任何一个系统,尤其是像办公自动化应用系统,除要建立起一套完善的现代化网络运行,使用,管理的制度来保证其发挥最大效益之外,配备业务精,素质好,责任心强的系统管理员显得更加重要.配备熟悉计算机网络系统及Domino服务器和OA系统维护,具有较好的计算机专业知识和实践水平的专业人员来维护办公自动化系统的运行,以确保该系统的不间断正常运行.
5,提高全员素质是实施运用办公自动化的必然要求.信息化建设必然要求各层面人员,都要不断地学习新技术,新知识,尤其是对计算机知识和办公自动化软件的掌握运用.在当前和今后的工作中,计算机将会成为人们开展工作最主要的工具之一,要熟练掌握每一个具体的环节.所以,要搞好各层面办公人员的计算机基本操作和办公自动化系统应用的培训.这是一个经常性工作,要长抓不懈,不断提高全员综合素质,以保证我校信息化的健康发展.
6,应用驱动.给各层面人员分配不同权限,从一般文稿传送审核入手,逐步培养数字化办公的氛围和习惯.如可将学校内部的通知等信息文件全部挂接到OA系统,促使大家应用,从而推动办公自动化的进程.并且给分校及工作站设立帐户,分配相应的权限和职能,使无纸化办公逐步体现它的巨大魅力,规范管理行为,减少人为的随意性,形成与管理的互动,使现代化建设取得突破性的进展.
四,实施过程中存在的问题
1,由于客观原因人们对OA的真正认识有一个相对较长周期,各地电大对办公自动化的认识度也不尽相同.我们目前在应用办公自动化方面进行了探索,并取得了初步成效,得到中央电大的认可,同时也遇到了一些实际问题,其中包括应用能力不高,思想观念不适应,以及传统工作方式的转变,安全顾虑等.这些问题明显地制约了办公自动化系统应用水平的提高.我们认为,在进行培训时,要详细的演示它的具体功能,操作流程,特别是讲解它的发展背景和使用前景,加强宣传,充分发挥全电大系统上下组织的业务指导和协调机制来进一步完善该系统的正常运行.
2,OA的推展应用等需要依托规范,体制等建立和健全.我们希望能集中精力树立OA应用的成功典型,将它的成功经验进行推展.但据不完全了解,目前全国各省级电大,还没有一家具有完全如此的切入状况.分析其存在的问题,最关键在于:(1)全国电大至今没有一个统一领导和实施规划的班子.办公自动化不是简单说说就应用起来的,单凭校办,技术中心或教务部门行动,是不能很好组织和协调的,它最终需要各个领导,各个部门,每个成员都统一认识.但试想,要协调那么多个部门,让相关领导都重视谈何容易.(2)没有良好的针对OA建设的激励考核机制.即便有了领导小组,如果没有这样的机制,也很难保证OA的实施.比方OA应用增加了网络维护的工作量,但如果不重视网络维护队伍的建设,网络维护就可能出问题.
五,实施办公自动化系统的建议
信息化建设的关键是应用.要充分利用硬件建设基础,将真正好的软件系统应用起来,将传统作业改造并提升为信息作业,这才是信息化建设的根本.否则,放了机器,布了网络,那只是摆设.如果基本常用只是打字,上网,收邮件,那么信息化还不如理解为打字机,上网机,邮件机.其实,在较多单位对于软件应用,尤其是像OA这样大型应用软件的重视程度还远远不够.
我们已经有了比较好的现代化基础设施,现在的关键问题是人的素质问题和提高应用水平的问题.近几年来,全国电大教学现代化建设虽然说取得突破性的进展,但客观上网络教学环境目前达到的水准只能说是初显轮廓.中央电大已将加快教育信息化建设列入发展规划,提出要建设"天地人网合一,三级平台互动"的网络教学环境和电大数字化校园,提高全系统利用现代信息技术开展现代远程教育的综合能力.这是电大核心竞争力的极为重要的组成部分.
关于办公自动化,当前有很多工作要抓,其中最重要的有以下几个方面:一是要切实用好已有设施,并坚持"应用驱动"的原则,不断加以完善;二是要加强人员培训,提高全员应用现代信息技术的能力和水平;三是要完善和整合资源,进一步提升其功能和作用;四是要把积极开发和推广应用包括办公自动化各种应用系统和管理系统,放到总体的工作中考虑.五是要树立OA应用的成功典型,将它的成功经验推展.建设数字化校园有很多工作要做,更难的在于它所应该具有的文化底蕴,千万不能把信息化进程只当成技术问题和技术应用问题.
办公自动化的内涵及应用是与时俱进的,它不仅仅是装上什么设备和使用设备的过程,也不只是技术手段的改善,而是随着社会经济的发展更加普遍和有质的提升,推动管理层次的学术含量,决策支持和科学化水平.
第一,办公自动化建设是构建电大网络教学环境和数字化校园的重要组成部分.我国的电大是目前世界上最大的远程教育教学和教学管理系统,系统的运作应该是顺畅的,办公自动化应用水平应走在其他行业的前面.第二,办公自动化软件的开发和推广应用,要主动适应电大事业发展的需求,规范管理行为,减少人为的随意性,形成与管理的互动.第三,办公自动化建设是一个渐进的过程,要有前瞻性,在不断总结经验基础上,提高工作效率.第四,要注意办公自动化的协调性,包括与其他系统数据的进一步整合,在面向整个电大系统的推广应用中,要加强统筹和协调的一致性.
加快办公自动化建设应用是电大事业发展的需要,是与电大的发展战略规划及其实施密切相关的.作为信息化建设基础设施的办公自动化建设,在中央电大的推动下和各省级电大的支持配合下,集中发挥系统的力量和优势,必将对加快教育信息化建设进程,提高工作效率和教学管理现代化水平,构建数字化校园起到积极的推动作用.
A Discussion over Apply the OAS of Radio&TV University
GUO Zhi-hui, YU Zhi-wen
(GanSu Radio&TV University ,Lanzhou China, 730030)
[Abstract] With the enforcement of national modern long-distance education and the further development of open education , teaching and management in Radio&TV University has been asked to reach a higher level . Making office more automated is the necessity and trend of long-distance education modern management in Radio&TV University . Digital campus based on office automation is under construction by Center Radio&TV University and the whole system in order to modernize the long-distance open education .This article will give some introduction about the enforcement and feeling of office automation system in GanSu Radio&TV University ,also will discuss several important question in practice .
[Key words] OAS construction apply
参考资料:
[1]开放电子公务系列白皮书,北京·中央广播电视大学出版社,2003
作者简介:
郭致慧(1974-),男,甘肃民勤人,讲师,从事计算机网络维护,培训及技术支持工作.
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